مسئول دفتر
هدف نقش
مسئول دفتر، وظیفه پشتیبانی از فعالیتهای اداری و اجرایی و ایجاد هماهنگی میان اعضای تیم را بر عهده دارد. این نقش با برنامهریزی جلسات، مدیریت مکاتبات و مستندات، پیگیری درخواستها و هماهنگی خدمات موردنیاز، به ایجاد نظم سازمانی و تسهیل امور روزمره کمک میکند.
پاسخگویی به تماسها، پیامها و مراجعان و هماهنگی ارتباطات داخلی و خارجی
تنظیم و مدیریت تقویم جلسات مدیران
هماهنگی زمان جلسات و اطلاعرسانی به شرکتکنندگان
رزرو اتاق جلسه و هماهنگی تجهیزات و پذیرایی موردنیاز
ثبت، دریافت، ارسال و بایگانی مکاتبات اداری
نگهداری و سازماندهی اسناد، قراردادها و مدارک
تهیه، تکمیل و بهروزرسانی فرمها و مستندات اداری
پیگیری درخواستهای اداری اعضای تیم و مدیران
هماهنگی امور مربوط به تجهیزات، امکانات و خدمات عمومی دفتر
همکاری با واحدهای مالی، منابع انسانی و سایر بخشها در امور جاری
خرید، تأمین و کنترل موجودی اقلام مصرفی و ملزومات اداری
هماهنگی خدمات پشتیبانی، نظافت، پذیرایی و تدارکات
دریافت، نگهداری و تسویه تنخواه اداری
ثبت و مستندسازی هزینههای جاری و ارائه گزارش به واحد مالی
تهیه صورتجلسات و پیگیری مصوبات
همکاری در برگزاری جلسات، رویدادها، کارگاهها و برنامههای داخلی
انجام سایر امور اداری و اجرایی محولشده از سوی مدیر مستقیم
حداقل ۲ سال سابقه کار مرتبط در حوزه امور اداری، اجرایی یا مسئول دفتر
توانایی برنامهریزی، هماهنگی و پیگیری همزمان چند فعالیت
تسلط مناسب بر نرمافزارهای Microsoft Office، Excel و Outlook
مهارت مناسب در تهیه مکاتبات، مستندات و گزارشهای اداری
دقت، نظم و مسئولیتپذیری بالا
پیگیری مستمر و توانایی مدیریت امور تا رسیدن به نتیجه
امانتداری و توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات
برخورد حرفهای و مهارت ارتباطی مناسب
روحیه همکاری و تعامل مؤثر با اعضای تیم
توانایی مدیریت زمان و اولویتبندی فعالیتها
آشنایی با فرآیندهای تنخواه و ثبت هزینههای اداری، مزیت محسوب میشود
رزومه خود را با عنوان همین موقعیت شغلی در موضوع ایمیل برای تیم جذب دیجیپی بفرستید.
